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          怎樣做好檔案室內檔案保護工作?

          發布時間:2020-09-29

          ?檔案室內檔案保護工作必須堅持從實際出發。從檔案運行的各個環節做起,努力創造一個有利于檔案保護的小環境,使檔案得到有效的保護。

          一、檔案的收集與整理

          必須建立、健全嚴格的規章制度,凡屬歸檔的文件材料,~定要保持完整,做好乎時的收集工作,做好文件的收發登記工作,對技術檔案可隨時立卷、半年立卷、年終立卷,盡量避免案卷的插卷或補卷,減少檔案的機械磨損。

          檔案的整理工作對維護檔案的完整與安全是十分重要的。首先,通過整理可以進一步了解收集工作的質量,并可根據發現的問題及時向文書立卷部門提出要求。其次,在整理過程中還可以對某些不符合歸檔要求的檔案材料進行技術處理。如:對已破損的文件進行裱糊,對墨跡不符合要求的文件進行復印,對字跡不清的文件進行重抄、注明等。

          二、檔案的存放保管

          檔案庫房是保管檔案基本的條件,庫房的好壞,將直接影響著檔案保護工作的成效,衡量檔案庫房的標準,主要是看檔案庫房的防盜、防火、防熱、防潮、防光、防有害生物和有害氣體等方面是否達到規范標準。

          很多單位把潮濕的地下室或低矮的平房作為檔案庫房,因為地下室受光線、灰塵及有害氣體的影響較少,也比較安全。關鍵是如何進行防潮,要采用去濕機進行除濕,使庫房內的溫濕度保持在一定范圍。而低矮的平房做庫房,既不安全,還容易造成檔案的發霉、生蟲,庫房內的溫度忽高忽低,很不利于檔案的保護,難以達到規范標準。

          有的檔案庫房的門窗未采取有效的防火、防盜、隔熱等措施,有的門窗密封不嚴,使庫房的溫度隨外界氣候的變化而變化,影響了檔案的壽命。因此,要想保持檔案庫房內適宜的溫濕度,檔案管理人員就必須每天按時觀察,記錄庫房內、外溫濕度的變化情況,如果配備了空調設備,則門窗的密閉一定要好。如果沒有空調和去濕設備,則應根據不同地區的氣候特點,適時進行自然通風,防止案卷的潮濕、發霉,這樣才能緩解溫、濕度對檔案庫房的不良影響。

          三、檔案的利用

          檔案保管的目的在于利用,隨著人們對檔案意識的不斷加強,檔案的利用率也在提高,但是在利用過程中卻發現由于一些利用者缺乏檔案保護的基本知識,對檔案造成不應有的損壞,如折卷、破裂、斑痕及磨損等,為了降低人為因素對檔案的損毀,既要保護它又要利用它,必須編制多種檢索工具,提高文件的查準率,提供復印件,編輯文件匯集,加強催退工作及借閱管理制度,對造成文件損壞的必須進行處理。

          四、檔案的鑒定

          檔案在一定時期有著重要的歷史意義,但經過若干年后,很多檔案已失去原有的價值,要對其進行重新的鑒定,所以說鑒定是做好檔案工作的重要基礎。通過鑒定,對重要檔案實施重點保護,確定檔案的保存價值。對已失去價值的檔案經過審批鑒定后可進行銷毀,從而減輕庫房壓力,緩解檔案裝備少的緊張狀況。

          總之,檔案的保護工作是一項長期而又艱巨的任務,要通過各種綜合措施,促使對檔案保護工作的高度重視,促進檔案工作人員刻苦鉆研、認真負責地把檔案保護工作做好,極大限度地延長檔案的壽命,從而更好地為社會主義各項工作服務。


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